Kebijakan Privasi Peserta Event

Kami hanya mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan event: siapa yang mendaftar, bagaimana menghubunginya, dan jawaban atas pertanyaan yang panitia ajukan pada formulir. Data tersebut tidak kami perjualbelikan, tidak kami pakai untuk iklan, dan tidak kami bagikan ke pihak lain selain yang disebut pada poin 7.

Satu hal yang perlu diingat dan tidak pernah berubah: kami tidak pernah meminta kata sandi, PIN, OTP, atau data kartu pembayaran melalui formulir maupun email mana pun. Proses masuk dengan akun Google pun berlangsung sepenuhnya di halaman milik Google — kata sandi akunmu tidak pernah melewati situs ini. Jika ada halaman yang mengatasnamakan kami dan meminta hal-hal itu, halaman tersebut bukan milik kami.

Layanan pendaftaran event ini dibuat dan dikelola oleh Xiaomi Community Indonesia sebagai pengendali data. Setiap event diselenggarakan oleh tim panitia dari komunitas yang sama, dan hanya panitia event terkait yang dapat melihat data peserta event tersebut.

Data yang kamu berikan secara langsung:

• Data identitas dasar — nama lengkap, alamat email, dan nomor WhatsApp. Ketiganya wajib karena menjadi dasar penerbitan tiket dan satu-satunya cara kami menghubungimu.
• Jawaban formulir pendaftaran — pertanyaan tambahan yang disusun panitia, misalnya sumber informasi event atau akun media sosial.
• Jawaban formulir konfirmasi kehadiran — misalnya pilihan sesi, ukuran kaos, kebutuhan transportasi, serta catatan kebutuhan khusus atau alergi makanan.
• Jawaban formulir setelah check-in — umumnya berupa umpan balik atau kebutuhan lanjutan pada hari acara.

Data dari akun Google, apabila kamu masuk menggunakan akun tersebut:

• Alamat email, nama, dan foto profil akun Google yang kamu pakai untuk masuk, beserta pengenal internal akun tersebut sebagai penanda sesi.

Kami tidak meminta akses ke kontak, Gmail, Drive, kalender, atau data lain apa pun di akun Google-mu, dan kami tidak menerima kata sandinya.

Data yang terbentuk otomatis saat kamu memakai layanan:

• Kode dan status tiket — kode tiket unik, waktu pendaftaran, waktu konfirmasi, serta status terkini (terdaftar, terkonfirmasi, hadir, atau dibatalkan).
• Catatan kehadiran — waktu check-in di venue dan identitas anggota panitia yang memindai tiketmu.
• Catatan pengiriman email — jenis email yang dikirim, waktu pengiriman, dan status berhasil atau gagalnya.
• Data teknis terbatas — dipakai sementara untuk membatasi laju permintaan, agar halaman cek tiket tidak disalahgunakan untuk menebak kode tiket orang lain dan agar pendaftaran tidak dibanjiri permintaan otomatis.

Kami tidak meminta nomor identitas kependudukan, data biometrik, data keuangan, maupun kata sandi. Jika suatu pertanyaan pada formulir terasa berlebihan untuk keperluan event, kamu berhak tidak menjawabnya sepanjang pertanyaan tersebut tidak ditandai wajib.

Data di atas kami pakai untuk:

• menerbitkan tiket dan mengirimkannya ke alamat emailmu;
• mengenali kamu saat kembali membuka layanan ini, sehingga tiketmu bisa ditampilkan tanpa perlu mengetik kode;
• memverifikasi kehadiran di venue melalui pemindaian QR code pada tiket;
• mengelola kuota peserta, kuota pilihan sesi, dan daftar konfirmasi kehadiran;
• menyiapkan kebutuhan operasional acara, seperti konsumsi, perlengkapan, transportasi, dan akomodasi kebutuhan khusus;
• menghubungimu terkait event yang kamu ikuti — pengingat, perubahan jadwal, atau informasi penting lain;
• menyusun rekapitulasi dan statistik penyelenggaraan dalam bentuk agregat yang tidak mengidentifikasi peserta secara perorangan.

Kami tidak menggunakan data peserta untuk profil iklan, penilaian otomatis, atau tujuan lain di luar penyelenggaraan event tanpa persetujuanmu terlebih dahulu.

Sebagian halaman meminta kamu masuk terlebih dahulu menggunakan akun Google. Proses masuknya berlangsung di halaman milik Google; yang kami terima kembali hanyalah nama, alamat email, dan foto profil akun tersebut, sebagaimana disebut pada poin 3.

Saat kamu pertama kali masuk, pendaftaran lama yang memakai alamat email sama akan otomatis ditautkan ke akunmu. Karena itu tiket dari event sebelumnya bisa langsung muncul di daftar “Tiket saya” tanpa kamu memasukkan kodenya. Penautan ini dilakukan seluruhnya di sisi server berdasarkan kecocokan alamat email — kami tidak menautkan pendaftaran yang alamatnya berbeda, dan pendaftaran semacam itu tetap dapat diakses melalui kode tiket seperti biasa.

Kamu dapat keluar dari akun kapan saja melalui halaman profil. Keluar akan menghapus sesi di peramban tersebut, tetapi tidak menghapus data pendaftaran yang sudah tercatat.

Ada dua jalur untuk membuka tiket, dan keduanya perlu kamu ketahui konsekuensinya.

• Melalui kode tiket. Tiket dapat dibuka oleh siapa pun yang memegang kode atau tautannya. Ini disengaja supaya kamu tetap bisa membuka tiket dari perangkat mana saja, termasuk tanpa akun. Karena itu, perlakukan kode tiket seperti tiket fisik dan jangan sebarkan tangkapan layarnya di ruang publik.
• Melalui akun yang sedang masuk. Daftar “Tiket saya” hanya menampilkan tiket yang tertaut pada akun tersebut, dan pembatasannya diterapkan di sisi server berdasarkan sesi — bukan berdasarkan permintaan dari peramban, sehingga tidak bisa diarahkan untuk menampilkan tiket milik orang lain.

Halaman cek tiket hanya menerima kode tiket dan tidak bisa dicari berdasarkan nama maupun email — pencarian berdasarkan email akan membuat siapa pun bisa membuka tiket orang lain hanya dengan menebak alamat emailnya.

Kami membagikan data hanya kepada penyedia layanan yang memproses data atas nama kami dan sebatas yang diperlukan agar layanan ini berjalan:

• Penyedia basis data dan penyimpanan berkas — menyimpan data pendaftaran serta materi visual event.
• Penyedia hosting aplikasi — menjalankan situs ini dan mencatat log teknis operasional.
• Penyedia layanan pengiriman email — mengirimkan email tiket, pengingat, dan pemberitahuan terkait event.
• Google — sebagai penyedia autentikasi saat kamu memilih masuk dengan akun Google. Penggunaan akun Google-mu sendiri tunduk pada kebijakan privasi Google.

Selain itu, data dapat diungkapkan apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau permintaan resmi dari aparat yang berwenang. Kami tidak menjual, menyewakan, atau menukarkan data peserta kepada pihak mana pun.

Jika sebuah event diselenggarakan bersama mitra atau sponsor, data peserta tidak diserahkan kepada mereka kecuali dinyatakan secara jelas pada halaman event yang bersangkutan sebelum kamu mendaftar.

Data pendaftaran disimpan selama event masih berjalan dan untuk jangka waktu wajar sesudahnya, guna keperluan rekapitulasi, penyelesaian kewajiban penyelenggara, dan riwayat keikutsertaan peserta. Data uji coba yang dibuat panitia dihapus secara berkala dan otomatis.

Perlu diketahui bahwa menghapus akun tidak menghapus riwayat kehadiran pada event yang sudah berlangsung. Angka kehadiran sebuah acara yang telah selesai adalah catatan penyelenggaraan, dan panitia tidak dapat kehilangannya karena seseorang menghapus akunnya di kemudian hari. Yang dihapus adalah identitas akunmu beserta kaitannya dengan catatan tersebut.

Apabila kamu meminta penghapusan data, kami akan menghapusnya kecuali bagian yang masih wajib kami simpan berdasarkan ketentuan hukum yang berlaku atau yang termasuk catatan penyelenggaraan di atas.

Akses ke data peserta dibatasi hanya untuk panitia yang ditugaskan pada event terkait, dan pembatasan itu diterapkan pada tingkat basis data — bukan sekadar disembunyikan di tampilan. Identitas peserta disimpan terpisah dari identitas panitia, sehingga masuk sebagai peserta tidak pernah memberikan akses ke dashboard panitia. Seluruh lalu lintas antara perangkatmu dan layanan ini berjalan melalui koneksi terenkripsi.

Meski demikian, tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Bila terjadi insiden keamanan yang berdampak pada data pribadimu, kami akan memberitahukannya melalui email dan kanal resmi komunitas.

Kamu berhak untuk:

• meminta salinan data yang kami simpan tentang kamu;
• meminta perbaikan data yang keliru atau sudah tidak berlaku;
• membatalkan pendaftaran dan meminta penghapusan data pendaftaranmu;
• meminta penghapusan akun peserta beserta penautannya ke pendaftaran yang ada, dengan pengecualian sebagaimana dijelaskan pada poin 8;
• menarik persetujuan atas pemrosesan data, dengan konsekuensi keikutsertaanmu pada event tersebut menjadi batal;
• berhenti menerima email terkait event dengan menghubungi panitia.

Permintaan dapat disampaikan melalui kanal resmi komunitas yang tercantum di bagian bawah halaman ini. Kami akan menanggapi dalam waktu yang wajar setelah memastikan permintaan tersebut benar berasal dari pemilik data.

Layanan ini tidak memakai cookie pelacak maupun cookie periklanan, dan tidak mengikuti aktivitasmu di situs lain. Penyimpanan pada peramban hanya dipakai untuk hal-hal yang membuat layanan ini berfungsi:

• Cookie sesi — menjaga kamu tetap masuk, baik sebagai peserta maupun sebagai panitia, sehingga tidak perlu masuk ulang di setiap halaman. Cookie ini hilang saat kamu keluar atau saat sesinya berakhir.
• Penyimpanan sementara mode demo — menyimpan data peragaan agar tidak hilang saat halaman dimuat ulang, dan terhapus begitu tab ditutup.

Halaman detail event dan halaman tiket yang dibuka lewat kode tetap dapat diakses tanpa masuk dan tanpa cookie sesi.

Sebagian event terbuka untuk peserta di bawah 18 tahun. Untuk peserta yang belum berusia 18 tahun, pendaftaran harus dilakukan dengan sepengetahuan dan persetujuan orang tua atau wali. Perlu diperhatikan bahwa akun Google juga memiliki ketentuan usia minimumnya sendiri, yang berlaku terpisah dari ketentuan ini. Bila kami menerima pemberitahuan bahwa data anak dikumpulkan tanpa persetujuan orang tua atau wali, data itu akan kami hapus.

Kebijakan ini dapat kami perbarui bila alur pendaftaran atau layanan pendukungnya berubah. Tanggal berlaku di bagian atas halaman selalu menunjukkan versi terkini. Untuk perubahan yang berdampak besar, kami akan memberitahukannya melalui email atau pengumuman pada halaman event.

Pertanyaan, keberatan, atau permintaan terkait data pribadi dapat disampaikan melalui kanal media sosial resmi Xiaomi Community Indonesia yang tertera di bagian bawah halaman ini. Ketentuan penggunaan layanan ini diatur terpisah pada Ketentuan Layanan.